We zitten midden in de ‘digital transformation’. Dat werd duidelijk tijdens het SharePoint Virtual Summit van Microsoft, waar ik aanwezig was. Na de digitaliseringsslag we nu bezig zijn met de digitale transformatieslag. Daarmee wordt het optimaliseren, automatiseren en vergemakkelijken van werken met digitale data bedoeld. Naast deze visievorming wordt er veel aandacht besteed aan nieuwe functionaliteiten die de komende tijd geïntroduceerd gaan worden. Benieuwd welke nieuwe functionaliteiten ik als het meest impactvol en bespreekwaardig bestempel?

Request files

Vaak vraag je via e-mail of iemand een document met je wil delen. Nu zou je kunnen zeggen dat er ergens een Microsoft Team of SharePoint Teamsite moet worden aangemaakt om deze data te stallen. Maar er zijn scenario’s te bedenken dat het zo klein en kortstondig is dat er geen plek voor aangewezen hoeft te worden om deze data te stallen. In dit soort scenario’s kun je denken aan de nieuwe functionaliteit Request Files. Het zit als volgt in elkaar: een gebruiker klikt met de rechtermuisknop op een map en klikt vervolgens op Request Files. De gebruiker vult een beschrijving in van wat voor bestanden erin moeten worden geplaats en vult de emailadressen van de mensen die hier de documenten op moeten zetten in. Hartstikke handig zou je denken nu, maar er zitten wel mitsen en maren aan. Hoe het er nu uit ziet klikt de ontvangende partij op een link en kan alleen lokale of gesynchroniseerde documenten geüpload worden. Daarnaast wordt er een voorvoegsel voor de documenttitel gezet, zodat je weet wie dit document heeft geüpload. Dit kan handig zijn, maar de titel van het document wordt er wel door vertroebeld. Al met al een leuke toevoeging, maar ik denk dat deze functionaliteit wat verbeterd moet worden om echt in de praktijk gebruikt te kunnen worden.

@mention machtiging

Een erg fijne functionaliteit binnen office-applicaties, is mensen kunnen betrekken met een ‘@mention’ in een document. Stel: je hebt hulp nodig bij een document, dan kun je een opmerking plaatsen in het document en dit koppelen aan een persoon. Zodra je de opmerking opslaat, wordt er een notificatiemail verstuurd naar de gekoppelde persoon. Deze persoon klikt op de koppeling in de mail en gaat exact naar het onderdeel van het document waar hulp gevraagd wordt. Dit is niet nieuw, maar wat wel nieuw is is dat er een probleem wordt opgelost op het gebied van machtigingen. Nu moet je van tevoren weten of iemand machtigingen heeft, anders kan de gebruiker wel klikken op de link in de notificatiemail maar kan hij niet bij het document. Nu wordt netjes de optie aangegeven op het moment dat deze gebruiker nog geen machtigingen heeft, deze de machtiging te verlenen. Zo kan er met minimale frictie toch hulp worden gevraagd van een andere gebruiker. Erg fijn dat Microsoft deze functionaliteit heeft bijgeschaafd en uitgebreid.

Koppeling-integratie

Vanuit PowerPoint kan er eenvoudig een koppeling gemaakt worden, zodat iemand anders op de hoogte gesteld kan worden over de voortgang van je PowerPoint. Maar wat het nu fijner gaat maken is dat deze koppeling in de Microsoft Teams chat geplakt kan worden. Microsoft Teams herkent de koppeling en het wordt gelijk een koppeling met extra functionaliteiten. Wie er toegang heeft met deze link kan worden aangepast, met als extra toevoeging 'mensen in deze chat'. Daarnaast kan er aangegeven of diegene mag bewerken of alleen mag lezen.

Weergave documentenbibliotheek in Microsoft Teams

Al vanaf het begin wordt er in elk Microsoft Team gebruik gemaakt van een SharePoint Teamsite met een documentbibliotheek daarin. Echter werd de documentbibliotheek vrij minimaal getoond wat betreft functionaliteiten. Maar daar komt nu verandering in: de documentbibliotheek zoals je gewend bent in SharePoint Online met alle functionaliteiten, wordt nu één op één getoond binnen Microsoft Teams. Dit is een verrijking voor Microsoft Teams, hierdoor kan er onder andere metadata gebruikt worden, gewerkt worden met meerdere weergaven, groeperingen en ga zo maar door. Deze toevoeging is naar mijn mening nodig om Microsoft Teams breder in te kunnen zetten binnen organisaties, daar zet Microsoft een mooie stap de goede richting in.

Verbetering synchronisatie

Vergeleken met synchronisatiemogelijkheden in het verleden, is het nu al een verademing. Synchroniseren van documenten gaat beter dan voorheen en het proces is steeds gebruiksvriendelijker. Echter gaat Microsoft nu weer een stap verder. Nu is het zo dat documenten waaraan gewerkt wordt, steeds in zijn geheel over de internetlijn worden verzonden. Vooral met  grote afbeeldingen of Word-documenten kan het over veel data gaan. Nu heeft Microsoft een slimmigheid bedacht waardoor alleen de wijzigingen van het documenten geüpload worden. Dus in plaats van 1 GB afbeelding waarbij iets gewijzigd wordt en dan ook 1 GB weer geüpload moet worden, hoeft er nu maar een aantal MB geüpload te worden, namelijk alleen de wijzigingen. Een enorme verbetering voor de gebruikerservaring (minder lang wachten op de upload) en qua netwerkbelasting voor de locatie.
 

SharePoint Lijstsjablonen

Van oudsher kunnen lijsten vanuit SharePoint al opgeslagen worden als sjablonen. Daarnaast kan er ook vanuit Excel een SharePoint lijst al aangemaakt worden. Echter zijn deze twee processen niet geheel frictie loos en zitten er haken en ogen aan. Dit gehele proces is nu op de schop gegaan. Gebruikersvriendelijkheid staat bovenaan en er zijn tal van functionalisten bij gekomen. Wat Microsoft heeft laten zien is dat wanneer een gebruiker een lijst wil maken er keuze is uit drie mogelijkheden. Een nieuwe lege lijst, vanuit een bestaande lijst of op basis van een Exceldocument een lijst maken. De eerste is standaard, een lege lijst waarin je kolommen kan toevoegen en zodoende je lijst kan samenstellen. De tweede is al erg handig. Alle sites waar je lid van bent kun je doorheen navigeren en de lijst opzoeken die je als basis zou willen hebben voor je nieuwe lijst. Vervolgens kun je deze lijst nog optimaliseren naar wens en er kan mee gewerkt worden. Het proces om vanuit een bestaand Excel document een lijst te maken is tevens vereenvoudigt. Er kan gekozen worden uit de meest recente Excel documenten, en direct wordt het Excel document ingelezen en wordt er een datamodel opgezet die zelf verfijnd kan worden. Denk aan kolomtypes en het op volgorde zetten naar eigen inzicht van de kolommen. Naast deze nieuwigheden is er ook gedacht aan de 'snel bewerken' knop. Deze was eerst nog in de klassieke weergave. Maar deze is nu gelijkgetrokken naar de moderne weergave. Dit is wederom voor de gebruikerservaring een stap de goede richting in.

Verloopdatum gasttoegang

Gasttoegang is een krachtige functionaliteit. Dit maakt mogelijk om zelfs buiten je eigen organisatie te kunnen samenwerken aan documenten. Vaak wordt er dan gepraat over teamsites die gedeeld worden met externen. Nu kan er eenvoudig een gast uitgenodigd worden, maar dit is vaak voor maar een bepaalde tijd. Op dit moment kan er nog geen verloopdatum meegegeven worden aan externe gebruikers. Daar komt nu verandering in, de organisatie kan organisatiebreed aangeven hoe lang standaard een gastgebruiker toegang heeft tot de SharePoint-omgeving. Daarnaast kunnen eigenaren van sites de gastgebruikers langer toegang laten hebben tot de site met behulp van de verloopdatum te verlengen of de gastgebruiker direct de toegang te ontnemen. Hierdoor voorkom je datalekken, doordat gastgebruikers nog toegang hebben tot onderdelen die de organisatie wellicht alweer vergeten was. Dit is een functionaliteit die onbedoelde datalekken minder laat voorkomen.

Microsoft heeft in deze Virtual Summit wederom laten zien dat de ontwikkeling van Office365 een continu proces is. De focus ligt op gebruikerservaring enerzijds voor de gebruiker maar er wordt ook aandacht besteed aan de beheerder van de SharePoint-omgeving. Al met al zijn deze functionaliteiten die besproken zijn niet direct beschikbaar. Jammer zou je kunnen zeggen, aan de andere kant is het geleidelijk aanbieden van nieuwe functionalisten over een langere periode vaak beter voor de adoptiegraad. Indien je als organisatie toch door het bomen het bos niet ziet, of wilt sparren over de nieuwe functionaliteiten en de inzet er van binnen je organisatie hoor ik het graag en kunnen we afspraak maken.