Het platform PowerAutomate maakt een enorme groei door. Dat komt omdat het een onderdeel is van het eveneens groeiende PowerPlatform van Microsoft. Wat doet PowerAutomate precies? Het helpt mensen repeterende taken eenvoudig te automatiseren. Een voorbeeld van PowerAutomate kun je bekijken in deze video: Tips om je productiviteit in Teams chat te verhogen. 

Mede door de groei en voortschrijdend inzicht van Microsoft, is het licentiemodel van PowerAutomate gewijzigd. Dat is eind vorig jaar gebeurd en heeft waarschijnlijk impact op het gebruik (en kosten) van PowerAutomate binnen jouw organisatie. Deze veranderingen hebben voor- en nadelen, die we in deze blog voor jou op een rijtje zetten. 

Voordelen

Vanaf nu wordt er met een PowerAutomate niet meer gekeken hoe vaak een flow loopt (runs) maar naar het aantal actions waaruit een flow bestaat. Voor de duidelijkheid: een flow is een verzameling van actions zoals onderstaande flow:

1. De flow start op het moment dat een gebruiker een document plaatst in SharePoint 
2. De eigenaar van de SharePoint locatie krijgt een notificatie email over de gebeurtenis 
3. Gelijktijdig krijgt het document automatisch specifieke eigenschappen mee zoals dat dit nu een concept is wat nog goedgekeurd moet worden 
4. Een goedkeuringsaanvraag wordt gestuurd naar de desbetreffende verantwoordelijke die dit dient af te handelen 

De opzet waarbij enkel nog gekeken wordt naar het aantal actions is nu gelijkgetrokken aan de opzet binnen logicapps. De gebruikelijke tactiek van zoveel mogelijk actions in één flow zetten heeft geen voordeel meer wat betreft het licentiemodel. Indien er gekozen wordt voor de licentie per gebruiker, kunnen er naar hartenlust meerdere flows gemaakt worden. Dit heeft als voordeel dat er minder noodzaak is aan onhandelbare en onstabiele flows met enorme lange doorlooptijd. 

Pool-gebruik

Er zijn ook enkele nadelen. ‘Pool’-gebruik is niet langer mogelijk. In de oude situatie konden een paar accounts alle bij elkaar opgetelde runs van de hele organisatie verbruiken. Dat is nu gewijzigd naar per gebruiker per dag. Wanneer een gebruiker nu te veel actions per dag gebruikt, moet er bijgekocht worden. 

Connectors worden premium

Daarnaast vallen vanaf nu meer connectors dan ooit onder ‘premium connectors’. Een connector is een standaard koppelstuk tussen de verschillende acties. De mogelijkheden van de gratis variant van PowerAutomate die beschikbaar is bij Office365 licenties worden steeds beperkter. Om deze premium connectors te kunnen gebruiken, moet een PowerAutomate licentie aangeschaft te worden.  

Multiplexing

Tot slot geeft Microsoft aan dat de constructie ‘service-account, dat alleen een premiumlicentie heeft', niet meer voldoet. Organisaties konden op deze wijze het aantal benodigde licenties drastisch verlagen, wat een kostenvoordeel met zich meebracht. In de nieuwe situatie dient de maker en de gebruiker van de flow een licentie gekoppeld te hebben die voldoet. Dit noemt Microsoft ‘multiplexing’. Vanaf wanneer en hoe Microsoft dit actief gaat afdwingen is nog niet bekend. 

Zoals je hierboven hebt kunnen lezen is er een heel aantal factoren dat impact kan hebben op de kosten van het huidige gebruik van PowerAutomate binnen je organisatie. Let dus op voordat je voor verrassingen komt te staan.

Wil je meer weten over PowerAutomate? Ons team vertelt je er graag meer over!

Nieuwe abonnementsvormen: