Wij vroegen het aan Mark Meelhuysen, onze Senior Solution Architect.

We krijgen er steeds meer vragen over bij onze servicedesk en dus werd het hoog tijd om met antwoorden te komen. Waarom zou je investeren in een aanvullende back-up voor Office 365? Wat zijn de opties? En hoe ontwikkelt de back-upstrategie bij Microsoft? Onze Senior Solution Architect, Mark Meelhuysen, geeft tekst en uitleg.

Enkele vragen bij onze servicedesk: 

1. Kunnen jullie een (door mijzelf verwijderde) e-mail van een half jaar geleden terughalen? 
2. Wij zijn binnen onze SharePoint omgeving een folder met projecten kwijt. We denken dat deze ongeveer 1 jaar geleden tijdens een opschoonactie per ongeluk is verwijderd. Kunnen we dit nog opvragen?
3. Eén van onze ex-medewerkers had nog belangrijke documenten in zijn OneDrive staan. Hij is ondertussen al drie maanden uit dienst. Kunnen wij deze data nog terughalen? 

Is er dan geen sluitend antwoord op deze vragen?

“Dat hangt af van de vraag natuurlijk. Maar in de drie gevallen hiernaast is het antwoord vaak teleurstellend. De standaard functionaliteiten van Office 365 schieten hier tekort. Voor sommige andere vragen kunnen we nog een ticket indienen bij Microsoft, maar ook dan is het vaak moeilijk om één specifiek item te herstellen. Microsoft doet eigenlijk gewoon een restore van de hele omgeving.”

Zijn deze vragen eigenlijk nieuw? 
“Nee, zeker niet. Wat we wel merken is dat de frequentie ervan toeneemt en dat de vragen gedetailleerder worden. Het gaat steeds vaker over heel specifieke data die verloren is, of een heel specifiek document dat werd verwijderd. Vroeger gingen de vragen vaker over back-up in het algemeen of over de herstelmogelijkheden van de hele omgeving in geval van overmacht.” 
 
Hoe gaan jullie ermee om? 
“Wij zijn een beheerpartij die z’n werk heel serieus neemt, dus wij hebben meteen een scherpe analyse gemaakt van de functionaliteiten én de risico’s. Daar zijn we dan antwoorden voor gaan zoeken. Antwoorden die snel te integreren zijn, die alle behoeften dekken én die geen groot gat slaan in de budgetten van onze klanten.” 

“We namen deze vragen ook op in onze security & governance workshop die we geven aan onze startende Office 365-klanten. Het is belangrijk dat zij vanaf dag één volledig op de hoogte zijn van de standaardfunctionaliteiten én van de mogelijke risico’s. Alleen zo kunnen we een omgeving inrichten waarmee onze klanten aan de slag kunnen zonder zorgen over hun data.” 

Is er dan veel behoefte aan extra mogelijkheden?

“Ook hier is het antwoord weer afhankelijk van de situatie. Er zijn zeker organisaties die eigenlijk met de standaardfunctionaliteit wel tevreden zijn. Het is een afweging die elke organisatie zelf moet maken, maar dan wel op basis van het volledige plaatje. En daar wringt de schoen soms. We merken dat de kennis over de mogelijkheden en beperkingen van back-up in Office 365 nog niet zo bekend zijn.” 
 
“Om een oplossing te bieden voor organisaties die wel op zoek zijn naar meer zekerheid, hebben we een oplossing met VEEAM. Daarmee wordt je data uit Office 365 opgeslagen in ons datacenter hier in Nederland. We kunnen zeer snelle en efficiënte restoremogelijkheden aanbieden, tot op item-level. En we voorzien bovendien flink wat flexibiliteit. Je kunt bijvoorbeeld alleen je SharePoint data laten back-uppen als daar de meest kritische gegevens staan, of alleen voor bepaalde gebruikers extra back-up voorzien. Voor een laag tarief per gebruiker per maand krijg je zo een stuk meer zekerheid.”