Microsoft Power Apps is een set aan oplossingen waarmee eenvoudig en snel professionele apps gemaakt kunnen worden. Het krachtige aan deze apps is dat er out-of-the-box al enorm veel connectoren voor beschikbaar zijn waarmee data uit andere bedrijfsapplicaties onttrokken, bewerkt en aangevuld kan worden. Bestaat de connector nog niet, dan kan je hem zelf maken. Dit alles werkt volgens het low-code principe. Door onderdelen op het scherm te slepen in combinatie met Excel-achtige functies maak je binnen enkele uren een app die er uit ziet zoals je zelf graag zou willen.
Binnen Power Apps wordt onderscheid gemaakt tussen een drietal apps. Model Driven apps, Portalen en Canvas apps. Model Driven apps zijn zelf ontwikkelde modules voor Dynamics. Portalen zijn website waarmee je externe contacten zoals klanten toegang kan geven tot informatie in Dynamics en Canvas apps zijn apps die te gebruiken zijn op mobiele apparaten maar ook gebruikt kunnen worden binnen andere systemen zoals Dynamics, SharePoint en Microsoft Teams.
In deze blog gaat onze Dynamics-consultant Dave Godschalx verder in op de mogelijkheden van de Canvas apps.
Mobiele apps
Bij Power Apps wordt er al snel gedacht aan een app voor op je smartphone en/of tablet. Enkele sprekende voorbeelden van dit soort apps zijn onder andere:
• Een declaratie app waarmee je met behulp van de smartphone camera direct foto’s van bonnetjes of facturen toe kan voegen aan de declaraties;
• Een monteurs app die monteurs in de buitendienst toegang geeft tot alle relevante documentatie op basis van de locatiegegevens van de tablet;
• Een reserveringen app voor het reserveren van tijdssloten, vergaderruimtes, werkplekken enzovoort;
• Formulieren voor het gestructureerd invoeren van incidenten, aanvragen of andere relevante zaken.
Soms komt een app beter tot zijn recht als die niet als losstaande app wordt ingezet maar als onderdeel van een webpagina, formulier of team kanaal. Het is in deze gevallen mogelijk om de app op te nemen in bijvoorbeeld een Dynamics formulier, SharePoint-pagina of Microsoft Teams. In veel van deze gevallen kan je zelfs de functionaliteit van de app vergroten omdat de app ook de beschikking heeft over informatie uit het formulier waar vanuit die opgestart wordt.
Dynamics
Power Apps die gemaakt zijn voor een smartphone of tablet kunnen op een Dynamics formulier worden gezet. Wanneer een Power App binnen de context van een Dynamics formulier draait kan de app ook bij de gegevens van het geopende record. Met de Power App kan je vervolgens gegevens inladen uit externe bronnen. Een Power App kan je ook gebruiken om real time berekeningen uit te laten voeren of om de gebruiker te begeleiden bij de invoer van het formulier.
Als voorbeeld is er een Power App ontwikkeld waarmee gebruikers op een innovatieve manier budgetregels kunnen invoeren op een verkoopkans. Wanneer een verkoopkans wordt geopend, weet de Power App over welke verkoopkans het gaat en worden de juiste regels automatisch ingeladen. Het is dan niet meer nodig om na het opstarten van de app eerst de juiste verkoopkans erbij te zoeken. Vervolgens kunnen gebruikers deze regels bewerken, nieuwe regels aanmaken op basis van voor gedefinieerde templates of regels kopiëren.
Een ander voorbeeld van een Power App die draait binnen een Dynamics formulier is te zien bij de Agreements (contracten) van Field Service. Daar is een Power App ontwikkeld waarmee via een vragenlijst enkele vragen worden gesteld aan de gebruiker. Met in achtneming van de antwoorden die gebruiker in de ingesloten app geeft wordt de agreement tot op detailniveau verder aangevuld op basis van standaard waardes door de app.
SharePoint
SharePoint pagina’s zijn vaak beter geschikt om de gebruiker over allerlei zaken te informeren dan apps op de telefoon. Als voorbeeld kan gedacht worden aan een informatiepagina over het indienen van incidenten. Er kan een SharePoint-pagina ingericht worden waarop de belangrijkste contactgegevens staan voor spoedincidenten en daarnaast uitleg over de verantwoordelijke afdelingen. Een ICT-melding moet bij een andere persoon terecht komen dan een melding over administratieve zaken. In deze situatie wordt de pagina nog gebruiksvriendelijker als er ook een Power App opgenomen wordt waarmee direct een melding ingediend kan worden. Op deze manier hoeft de gebruiker de pagina niet te verlaten om zijn incident te melden. De Power App kan er daarnaast voor zorgen dat het incident direct bij de juiste afdeling of in het juiste systeem wordt aangemeld.
Teams
Steeds meer afdelingen werken centraal vanuit teams kanalen. Binnen Teams heb je de mogelijkheid om Power Apps toe te voegen aan een tabblad in een kanaal. Dit zorgt ervoor dat de leden van een kanaal nooit hoeven te zoeken naar de juiste app, maar deze altijd tot hun beschikking hebben. Eén centrale plek binnen een team kanaal waar communicatie (posts), bestanden en functionaliteiten, in dit geval Power apps, bij elkaar komen om efficiënter samen te werken.
Zijn de apps voor iedereen van belang ongeacht het kanaal waar je lid van bent, dan kan je de app toevoegen aan de navigatie balk aan de linkerkant in Teams. Denk hierbij aan een app voor het indienen van declaraties, het reserveren van een werkplek of het boeken van een vergaderruimte. Deze apps worden door de gehele organisatie gebruikt en zijn vanuit hier toegankelijk voor iedereen.