Tijdens vergaderingen heb je wel eens extra hulpmiddelen nodig om tot een goed eindresultaat te komen. Tot op heden was hier echter niet of nauwelijks een mogelijkheid voor aanwezig in Microsoft Teams. Tot nu! Meeting Extensions is uitgebracht door Microsoft. Meeting Extensions geeft jou alle tools om je vergaderingen nóg efficiënter, dynamischer en interactiever te maken. Onze Office365 Consultant Jorik Polhuis legt je uit wat het is en hoe je het kunt inzetten en gebruiken. 

Laten we beginnen bij het begin:

Wat is een meeting extension?

Een meeting extension is zoals in de Nederlandse vertaling een ‘verlenging/uitbreiding' van je vergadering. Denk hierbij aan een vragenlijst die iedereen live tijdens de vergadering invult, de mogelijkheid om te stemmen over een bepaald onderwerp met behulp van een snelle poll, het maken van notulen et cetera. Hierbij staat voorop dat er tijdens Teams-vergaderingen gebruik wordt gemaakt van extra geboden functionaliteiten.

Wanneer kan een meeting extension gebruikt worden?

Hier komt wat leuks om de hoek kijken. Want je zou denken dat Meeting Extensions alleen gebruikt kan worden tijdens een vergadering in Microsoft Teams, maar niets is minder waar. Je kunt er namelijk voor kiezen om een meeting extension beschikbaar te stellen voor, tijdens en na een vergadering. Hiermee wordt de term verlenging van je vergadering wel erg letterlijk genomen.

Hoe bied je een meeting extension aan bij alle deelnemers?

Per vergadering kun je ervoor kiezen om een meeting extension toe te voegen die je vervolgens direct kunt gebruiken. Het toevoegen van een extension doe je door de vergadering te openen in Teams en vervolgens naast de bestaande tabbladen (Chat, Bestanden, Details) op het plus-teken te klikken. 

Een voorbeeld:

Om tijd te besparen kunnen deelnemers van een vergadering worden verzocht om hun input alvast te leveren in onder andere een Planner. Bijvoorbeeld over wat er wel of niet goed ging tijdens het project en wat er geleerd is in het project. Dit zodat er tijdens de vergadering efficiënt gebruik kan worden gemaakt van ieders tijd en deelnemers alle tijd hebben om goed over hun input na te denken.  

Tijdens de vergadering kan deze input dan ingezien worden en nog naar wens aangevuld worden. Dit alles in een overzichtelijke balk aan de rechterzijde.

Na de vergadering kan er altijd teruggekeken worden naar alles wat er voor en tijdens de vergadering is gebeurd in de meeting extension.

Wat is het aanbod in Meeting Extensions? 

In dit voorbeeld zag je hoe een meeting extension een toevoeging aan een vergadering kan zijn. Er zijn op dit moment een aantal mogelijkheden vrijgegeven vanuit Microsoft en van derde partijen. Dit aanbod groeit gestaag door naar een completer aanbod. Naast de onderdelen van Microsoft en derde partijen is er ook de mogelijkheid om eigen meeting extensions te maken. Dit kan natuurlijk ook in samenwerking met ons team om bijvoorbeeld een eigen vergaderproces te integreren met Microsoft Teams.