In deze steeds sneller evoluerende wereld vol technologie, speelt AI een steeds grotere rol. Waar dat eerst nog heel ver weg leek, is het nu vaak ook al niet meer weg te denken uit de levens van onze medewerkers. Van ChatGPT, Google Gemini, Microsoft Copilot; het zijn allemaal middelen om AI toe te passen in onze werkzaamheden. Frank, onze marketingmanager, is aan het testen met Copilot en neemt je mee in zijn ervaringen. 

Net als veel vakgenoten ben ik voortdurend op zoek naar slimme oplossingen om de werkwijze binnen mijn team te optimaliseren en de productiviteit te verhogen. Nieuwe technologieën spelen hierin een essentiële rol. Toen ik de kans kreeg om Microsoft Copilot te testen, was ik dan ook erg nieuwsgierig. Waar ik eerlijk moet zeggen dat ik in het begin sceptisch was; de belofte van Copilot klonk haast te mooi om waar te zijn. Maar na enkele weken intensief gebruik, kan ik zeggen dat Copilot me al enkele keren positief heeft verrast.

Wat is Copilot voor Microsoft 365?

Microsoft Copilot is een AI-assistent, vergelijkbaar met ChatGPT en Google Gemini. Het werkt met dezelfde technologie, alleen dan geïntegreerd in je Microsoft 365-omgeving. Dat maakt juist deze assistent nog krachtiger. Het is namelijk niet zomaar een tekstgenerator maar een slimme assistent die leert van jouw werk, documenten en relaties in Microsoft 365. Door de integratie met Microsoft Graph en diverse 365-apps, krijgt Copilot toegang tot een schat aan waardevolle data. Denk hierbij aan je agenda, e-mails, chats, documenten, presentaties en zelfs notities van vergaderingen. Deze unieke integratie stelt Copilot in staat om jouw werkomgeving te begrijpen en daardoor gerichter te ondersteunen tijdens je werk.

Gevoelige data in eigen hand met Microsoft Copilot

In mijn werk als marketingmanager ben ik altijd op zoek naar manieren om onze workflow te optimaliseren en de efficiëntie te verhogen. AI-tools als ChatGPT, Google Gemini en de online versie van Copilot boden weliswaar handige functionaliteiten, maar bleven beperkt in hun bruikbaarheid vanwege hun dataverwerkingsmethoden. De opslag van bedrijfsgegevens op externe servers was simpelweg te risicovol.

De introductie van Microsoft Copilot bracht hier verandering in. Deze AI-assistent, gebaseerd op de Microsoft Azure OpenAI Service, opereert volledig binnen de veilige Azure-cloudomgeving. Gegevens worden nooit gedeeld met OpenAI of andere externe partijen, waardoor vertrouwelijke bedrijfsinformatie gegarandeerd beschermd blijft. Copilot maakt dus gebruik van alle Microsoft 365-gegevens waartoe je toegang hebt om je vragen te beantwoorden. Het kan ook persoonlijke gegevens of verouderde bestanden weergeven als deze tot je bronnen behoren. Zorg er dus voor dat je rechtenstructuur en opslagbeleid correct zijn, zodat Copilot met de juiste gegevens werkt.

Werk slimmer, niet harder met Copilot.

Als marketeer ben je constant in beweging. Je moet campagnes analyseren, projecten managen, brainstormen met collega's, presentaties geven en tussendoor de ene na de andere deadline zien te halen. Copilot helpt mij met steeds vaker met de volgende werkzaamheden:

• Het genereren van teksten: Denk aan blogposts, e-mails, advertentieteksten en presentatieteksten. Copilot helpt mij vooral met het formuleren van pakkende koppen, het structureren van mijn tekst en het vinden van nieuwe invalshoeken.
• Het organiseren van je brainstormsessies. Copilot vat onze ideeën samen en helpt mij (automatisch) taken te verdelen binnen het team.
• Het maken van presentaties. Copilot helpt me om een goed PowerPoint-presentatie te maken vanuit een Word-document. Het is niet helemaal perfect, maar het bespaart me wel tijd.
• Het beheren van e-mails. Copilot maakt een samenvatting van lange e-maildiscussies en laat de belangrijke punten zien. Je kunt ook Copilot vragen om een agenda te maken met onderwerpen die je wilt bespreken aan de hand van e-mails en Teams-berichten.
• Het vergaderen met Microsoft Teams. Copilot maakt automatisch notulen en actiepunten van je Teams-meetings.

Naast deze handige features heeft Copilot nog veel meer te bieden:

• Vergelijk documenten: Zo zie je in een oogopslag wat er is gewijzigd.
• Stel vragen aan PDF-bestanden: Copilot haalt de informatie waar je naar op zoek bent.
• Laat Copilot je helpen met de voorbereiding op je vergadering. Zo ben je altijd goed voorbereid. Denk bijvoorbeeld aan het samenvatten van alle e-mails over een bepaald onderwerp.

De nadelen van Copilot

Copilot is een technologie die je organisatie veel voordeel kan bieden, maar er zijn zeker aandachtspunten. Je moet beseffen dat het een hulpmiddel is dat je ondersteunt, en niet je werk doet. En ik had best wat oefening nodig om Copilot te gebruiken en te weten wat ik moest typen om de output te krijgen die ik zocht. Het is een andere manier van werken, denken en leren. Ik denk dat vooral de mensen die van nature rommelig werken en mensen met een kennisintensieve baan er veel tijd mee kunnen winnen.

Prompt of the Week

Wil je zelf meer uit Copilot halen? Bekijk dan zeker eens de YouTube video's van Michel Bouwman: ‘Copilot Prompt of the Week’. Hij geeft in korte video's van maximaal 2 minuten tips om Copilot te gebruiken voor meer productiviteit en creativiteit.  

Handige tool of toch een hype 

Mijn conclusie is dat Microsoft Copilot geen hype is, maar een belangrijke rol kan spelen binnen de Digitale Werkplek. Maar daarvoor moet je wel goed nadenken over licenties, beveiliging, beheer, inrichting, cultuur en de juiste ondersteuning van medewerkers. Je kunt pas optimaal gebruikmaken van Microsoft Copilot als je weet welke taken je ermee kunt doen. Bovendien hangt het allemaal af van het stellen van de juiste vraag (prompt).

Afbeelding

Stel je vraag, vertel je verzoek of leg je uitdaging voor aan onze specialisten

En wil je zelf Copilot ervaren, of ben je benieuwd naar de stappen die je moet ondernemen om Copilot op een veilige manier binnen jouw organisatie te integreren? Wat je vraag, uitdaging of verzoek ook is, laat ons jou meenemen in de wereld van digitale mogelijkheden.