Over hoe je de zoektocht naar (medische) hulpmiddelen vermindert en vereenvoudigt

Rolstoelen, hoog-laagbedden, infuuspompen, bloeddruk- en glucosemeters; het zijn vaak maar enkele van de mogelijke hulpmiddelen die zorgverleners gebruiken in het verlenen van de juiste zorg aan zorgbehoevenden. Je kunt je indenken dat er bij zorggeoriënteerde organisaties, waaronder zorginstellingen of ziekenhuizen, gigantische hoeveelheden van dit soort assets in omloop zijn. Specialist op het gebied van IT in de zorg, Roger Schmitz, vertelt je in deze blog over het nut en de noodzaak van het kunnen tracken, ook wel volgen, van al deze assets in de zorg.

Tijd kost, hoe cliché ook, cruciale zorgtijd

Ben je werkzaam in de zorgbranche dan wil je de, vaak beperkte, tijd die je krijgt ook zoveel mogelijk inzetten om de zorg te verlenen die jouw patiënten en cliënten behoeven. Dat je dan zo min mogelijk van die kostbare tijd wilt verliezen aan een zoektocht naar een bepaald (medisch) hulpmiddel, is vaak liever een regel dan uitzondering. Indoor locatietechnieken, ook wel bekend als RTLS, bestaan al jaren. Echter, door hoge kosten en grote complexiteit van de technieken worden deze niet vaak geïmplementeerd en zijn zorgorganisaties ook huiverig geworden voor het hele begrip van asset tracking. Dat terwijl de gemiddelde waarde van deze hulpmiddelen ontzettend hoog is.

De noodzaak is groot

Een gemiddeld ziekenhuis beschikt over duizenden mobiele assets. Denk aan vaak grote aantallen assets zoals bedden, pompen, scanners en andere medische hulpmiddelen die vrijwel dagelijks in gebruik zijn. Alles met een waarde van tienduizenden euro’s. In de praktijk zien we dat bepaalde assets na gebruik vaak worden opgeborgen, maar op een gegeven moment (vooral in een groot gebouw als een ziekenhuis) uit het zicht raken. Met als gevolg dat, wanneer zorg- of facilitair personeel apparatuur nodig heeft voor de inzet bij een patiënt of voor onderhoud, de zoektocht start. Hoe langer die zoektocht duurt, hoe langer het duurt tot de zorgmedewerker aan het verlenen van zorg toekomt. Lange zoektochten naar assets is iets wat we in de praktijk veel horen.     

Denk bijvoorbeeld aan een zorgmedewerker die op zoek is naar een bladderscanner, diverse afdelingen af moet lopen, kamers in moet en kasten moet openen. Gemiddeld is hij of zij zo’n dertig minuten kwijt aan het zoeken naar (medische apparatuur). En dat per dienst. De zorgmedewerker wordt daar niet blij van, deze tijd besteden ze liever aan de zorg voor patiënten en cliënten. Maar ook kun je denken aan apparatuur die kwijtraakt. Bijvoorbeeld Telemetri-apparatuur die per ongeluk mee wordt genomen bij vertrek van een patiënt naar bijvoorbeeld een verpleegtehuis. Soms wordt apparatuur zelfs teruggevonden in afvalcontainers. De noodzaak naar een oplossing die inzicht kan geven waar apparatuur zich bevindt, of apparatuur in gebruik is of waar een apparaat voor het laatst is gezien, is dan ook groot.

Het gouden ei?

Indoor lokalisatietechnieken zijn de laatste jaren steeds verder doorontwikkeld en kunnen, door de inzet van nieuwe communicatietechnologie, jouw assets voorzien van een optimale koppeling. Zo wordt het mogelijk om, naast kostbare tijd met het zoeken naar assets, de kosten van onderhoud en vervanging drastisch te verlagen door de inzet van een asset tracking oplossing. Ook bij de aanschaf van nieuwe apparatuur kan inzicht in het gebruik ervan helpen om de kosten te drukken, omdat je exact weet of en hoe vaak de apparatuur gebruikt wordt. En of er überhaupt wel nieuwe apparatuur gekocht dient te worden. Hiermee kunnen zorgorganisaties grote besparingen behalen. 

Efficiënte inzet van apparatuur

Met behulp van asset tracking technologie creëer je zo een systeem dat jou inzicht geeft in de beschikbare hulmiddelen, maar ook de locatie waar deze zich bevinden. De zoektocht naar (medische) hulpmiddelen verminder én vereenvoudig je. Dit speelt een belangrijke rol bij:

• Het verhogen van de tevredenheid van jouw medewerkers
• Het voorkomen van verlies of diefstal van apparaten
• Inzicht in de aanwezigheid, beschikbaarheid en status van de apparatuur
• Efficiënter gebruik van beschikbare hulpmiddelen
• Kostenbesparing 
• Het genereren van data die als stuurinformatie kan dienen voor management