We gaan van Viva Connections nu verder in op Topics. In deze serie neemt onze Office 365 specialist Jorik Polhuis je mee in de functionaliteiten, beheerwerkzaamheden en licentiebenodigheden van Viva Topics.
Hoogover
Microsoft Viva Topics helpt met kunstmatige intelligentie (AI) om kennis te delen over een onderwerp (topic) binnen je organisatie. Handig voor nieuwe, maar ook ervaren medewerkers om de juiste informatie tot je te krijgen. Viva Topics kan alle informatie op één centrale plek weergeven om een makkelijke en snelle ingang te creëren voor iedereen die informatie nodig heeft binnen de organisatie.
Een specifiek onderwerp kan met een eenvoudige zoekopdracht naar de informatie leiden die nodig is. Het kan natuurlijk zijn dat bepaalde termen niet bekend voor jou zijn binnen een nieuwe organisatie. Vanaf nu kun je met Microsoft Viva op deze termen zoeken en wordt het inwinnen van informatie heel eenvoudig. Je hebt zo altijd een online kennisbank binnen handbereik!
Topics verzamelt en organiseert alles in deze eerste fase van informatiewinning.
Standaard bestaat een onderwerp uit:
- Een korte beschrijving waar de context en achtergrond van de bepaalde term wordt uitgelegd;
- De verantwoordelijke/aangesloten personen bij deze term (oftewel wie weet er meer van);
- SharePoint-informatie of andere documenten die hieraan zijn gekoppeld;
- Pagina’s die waardevolle informatie over dit onderwerp bevatten.
Next level
Om de informatie die in Topics beschreven staat kwalitatief naar een hoger niveau te tillen, kunnen onderwerpen worden aangevuld met meer informatie. Gebruikers die beschikken over speciale rollen kunnen hier informatie toevoegen. Beheerders kunnen dit vervolgens goed- of afkeuren. Zo heb je altijd controle over welke data in Topics terecht komt.
Als een term in SharePoint voorkomt, dan kan erop geklikt worden en komt er een contextmenu naar voren met kort de informatie die hierboven beschreven staat (korte beschrijving, verantwoordelijken, documenten).
Indexeren van informatie binnen Viva Topics
Automatisch verzameld Topics informatie. Er zijn een aantal onderwerpen die Topics aanhoudt om deze informatie te classificeren. Hieronder een opsomming:
- Projecten
- Evenementen
- Organisatie
- Plaats
- Product
- Creatief werk
- Studierichting
Gebruikersrollen in Topics
Zoals elk onderdeel in Microsoft al verschillende gebruikersrollen heeft, wijkt Topics daar natuurlijk niet vanaf. Hieronder kort samengevat alle gebruikersrollen in Topics:
- Onderwerp viewer, zoals de term al aangeeft zijn dit de gebruikers die onderwerpen kunnen inzien. Daarnaast kunnen ze ook feedback geven of vragen stellen over de onderwerpen.
- Bijdragers, gebruikers met deze rol kunnen onderwerpen bewerken en nieuwe onderwerpen toevoegen. Er kan hier nog een demarcatie in plaatsvinden of bijdragers in een specifiek gebied mogen bijdragen of over de gehele omgeving.
- Kennismanagers, naast bijdragen kunnen deze gebruikers de kunstmatige intelligentie (AI) suggesties aanpassen of verwijderen. Deze groep heeft deze machtigingen als enige.
- Kennis admins, deze gebruikers zitten in het beheergedeelte van Topics. Hierin kunnen ze onderhoud plegen en de verschillende rollen toewijzen aan gebruikers.
Licentiebenodigheden
Microsoft 365 F1, F3, E3, A3, E5, A5, Office 365 F3, E1, A1, E3, A3, E5, A5, Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, or SharePoint K, Plan 1, of Plan 2 licentie.
Al met al een gat dat gevuld gaat worden op het gebied van eenvoudig informatie kunnen delen met of binnen de organisatie via een gestructureerd platform. Kennis gemakkelijk en gestructureerd delen, waardoor we straks nog efficiënter werken.
To be continued…
Dit was het vierde deel van de vijfdelige serie over Microsoft Viva. In de komende weken gaat Jorik dieper in op de laatste module Viva Learning en krijg je een sneak peek ‘What’s coming next’ voor Microsoft Viva.
Wil jij deze serie over Microsoft Viva volgen of op de hoogte blijven van de nieuwe functionaliteiten in bijvoorbeeld Microsoft Teams of Office 365, volg onze Let’s Talk serie via onze website of socials.