Zoals in de vorige Let’s Talk Microsoft Viva aangegeven gaan we de komende weken dieper in op de specifieke onderdelen. In deze serie neemt onze Office 365 specialist Jorik Polhuis je mee in de functionaliteiten, beheerwerkzaamheden en licentiebenodigheden van Viva Insight.
Met Viva Insights heeft Microsoft het platform gecreëerd voor het welzijn van het personeel. Door de verregaande mate van digitalisering en bijvoorbeeld het thuiswerken, kan de grens tussen werk en privé tegenwoordig snel vervagen. Microsoft wil met dit platform een goede balans tussen werk en privé creëren. Die balans is voor iedereen natuurlijk anders, en daar komt Viva Insights voor om de hoek kijken. Door overzichten en actiepunten zelf te creëren, brengt het efficiency en welzijn in balans, maar ook geeft het managers en leiders informatie.
Blijf verbonden
Met het onderdeel ‘Stay connected’ blijf je verbonden met je collega’s en de organisatie en ‘Protect Time’ zorgt ervoor dat je agenda goed gebalanceerd is qua activiteiten. Een voorbeeld van ‘Protect Time’ is het optimaliseren van je agenda. Focustijd is hier een essentiële functionaliteit. Je dag kan totaal anders lopen dan gepland door (kleine) vragen van collega’s. Geen vragen die je niet wil of niet kan beantwoorden, maar die je wel uit je workflow halen waardoor er tegen het einde van de werkdag alsnog veel minder is gebeurd dan dat je zou willen.
Onder het tabblad ‘Tijd beveiligen’ kun je jouw werktijd beschermen door focustijd (tijdslot) te reserveren in jouw agenda. Deze focustijd zorgt ervoor dat notificaties en oproepen geminimaliseerd worden en deze je niet kunnen afleiden van je werk. Naast het voorstel wat Insights je geeft voor de focustijd kunnen er op elk moment aanpassingen in doorgevoerd worden, om zo de juiste verdeling in jouw agenda te creëren.
Naast tijd creëren om zo efficiënt mogelijk in solidariteit te werken, helpt Insights je ook om juist contact te blijven houden met collega’s waarmee je vaker samenwerkt. Onder het tabblad ‘Verbonden blijven’ vind je onder andere herinneringen om in contact te blijven met collega’s waarmee je samenwerkt en die je al een tijdje niet meer hebt gesproken. Met één druk op de knop kan er een 1:1 afspraak gemaakt worden om eens bij te praten. Met het maken van de afspraak houdt Insights rekening met beide agenda’s, zodat hier zo min mogelijk afstemming in plaats hoeft te vinden. Indien er toch conflicten in de agenda’s ontstaan, kan van een ander moment gebruik gemaakt worden. Naast deze herinneringen om bij te praten met collega’s worden er ook tips gegeven om ‘vergeten’ acties toch nog te gaan uitvoeren. Denk dan aan een nog niet gelezen document dat met je is gedeeld, een vergadering die je nog niet hebt geaccepteerd of actiepunten die steeds lager op je actielijst terecht komen.
Stuurinformatie beschikbaar
Het is altijd al lastig geweest voor managers om een goede inschatting te maken hoe het met het welzijn van het personeel is gesteld. In deze tijd van digitalisering en werken op afstand is dit een nog groter probleem geworden. Wie heeft er genoeg 1:1 tijd, wie werkt er te veel over en praten de mensen nog wel met elkaar (is het team nog wel echt een team). Om hier inzicht in te krijgen kan Insights datagedreven informatie presenteren in duidelijke stuurinformatie voor managers. Deze stuurinformatie wordt verpakt in een duidelijke visie en actiepunten, waardoor het team (nog) beter kan functioneren. Wellicht het belangrijkste van dit onderdeel is dat dit nooit terug te herleiden is naar één persoon: de privacy van het personeel is dus gegarandeerd.
Functionaliteiten en inhoud
- Up-next card - wat staat er als eerste op het programma voor Insights;
- Reflect - een onderdeel waarmee je kunt aangeven hoe je je op dit moment voelt;
- Send praise – de mogelijkheid om een collega te appreciëren;
- Guided meditations from headspace - een directe link naar meditatie om daar gebruik van te maken;
- Take a break - hiermee word je geholpen om een minuut even aan niets anders te denken dan je ademhaling, om vervolgens weer aan de slag te gaan.
Requirements
Workplace Analytics geactiveerd (Exchange Online Plan 1 of 2)
Licentiebenodigdheden
Exchange Online Plan 1 of 2.
Prijs
Gratis voor alle bestaande Microsoft 365 en SharePoint gebruikers.
To be continued…
Dit was het tweede deel van de vijfdelige serie over Microsoft Viva. In de komende weken gaat Jorik dieper in op de andere modules Viva Connections, Viva Topics en Viva Learning.
Wil jij deze serie over Microsoft Viva volgen of op de hoogte blijven van de nieuwe functionaliteiten in bijvoorbeeld Microsoft Teams of Office 365, volg onze Let’s Talk serie via onze website of socials.