Hellemans Consultancy begeleidt gemeente in aanbesteding energie-inkoop
Het sluiten van een nieuw energiecontract gaat in de zakelijke wereld niet zo eenvoudig als thuis. Los van de prijs spelen bij instanties ook andere voorwaarden en duurzaamheidsprincipes mee in de keuze voor een energieleverancier. En als er dan ook nog eens sprake is van een megavolume, dan weet de opdrachtgever alle aandacht op zich gericht. De ambitieuze gemeente Rotterdam volbracht eind vorig jaar een complex aanbestedingstraject met begeleiding van Hellemans Consultancy, een onafhankelijk opererend bedrijf binnen de Unica Groep.
‘Sjoemelstroom’ stond aan de basis van de nieuwe aanbesteding voor energie-inkoop, die de gemeente Rotterdam de afgelopen twee jaar doorliep. Onder de aandacht gebracht door het televisieprogramma Zondag met Lubach, stelde ook de gemeenteraad in de Maasstad vragen over de wijze van energielevering waar de stad gebruik van maakte. Op papier was die weliswaar ‘groen’ vanwege de certificaten met Garantie van Oorsprong (GVO’s) die tegenover de ingekochte elektriciteit stonden, maar de duurzaamheidswaarde van die certificaten was voer voor discussie.
Lokale stroom
Een motie in de gemeenteraad resulteerde in een duidelijke opdracht: het moet echt groene stroom zijn, én met lokale Rotterdamse additionele opwekcapaciteit. Dat was in het kort de toezegging die het college in Rotterdam deed aan zijn gemeenteraad. Eerlijkheidshalve leverde dat wel wat hoofdbrekens op bij Ton Schuiten, afdelingshoofd van het concern huisvesting van de gemeente. Want hoe moest dit nieuwe contract ingekocht worden, met inachtneming van de Europese aanbestedingsregels? “Dat was een potentieel spanningsveld, want de eis van lokale opwekking kon een beperking zijn op de inschrijfmogelijkheden. We moesten de aanbesteding dus heel zorgvuldig samenstellen”, begint hij.
Die taak kwam voornamelijk op het bord van Jetske Tamboezer. De inkoopexpert beaamt dat de ingewikkelde inkoopopdracht niet zonder risico’s was. “Dat zat hem bijvoorbeeld in de kans op prijsstijgingen bij een nieuwe energieleverancier, maar ook waren er juridische risico's dat de aanbesteding vertraagd of opnieuw moest. Aan de ene kant moesten we de toezegging van het college uitvoeren, aan de andere kant moest er voldoende ruimte zijn voor concurrentie”, schetst Jetske de uitdaging.
Objectieve standaard
Om de strategie te bepalen werd eerst een partij geselecteerd die kon ondersteunen bij het begeleiden van de aanbesteding. Hellemans Consultancy stond op de shortlist en werd door de gemeente Rotterdam ingeroepen vanwege haar uitvoerige kennis van de energiemarkt. “Wij hebben een oppervlakkig zicht op wat er op de energiemarkt gebeurt, maar Hellemans heeft dankzij haar kennis zicht op alle ontwikkelingen. Het voelde als een opluchting toen we merkten hoeveel ervaring Hellemans heeft. Een adviseur die heel dicht op de markt zit is nodig voor een complex inkoopvraagstuk als het onze”, vindt Ton.
De complexiteit zat hem vooral in de criteria waarop de inschrijvingen worden beoordeeld. Onderdeel van de uitvraag was immers additionele opwekcapaciteit, oftewel nieuw te ontwikkelen groene opwek installaties. Dat die installaties nog gerealiseerd moeten worden, brengt een bepaalde mate van onzekerheid met zich mee. Hellemans Consultancy zorgde ervoor dat Rotterdam de aanbieders niet louter op de blauwe ogen hoefde te vertrouwen. “Hellemans formuleerde een objectieve standaard voor de fase waarin nieuw te ontwikkelen opwekcapaciteit zich bevond. Dat was doorgaans een beetje 'natte vinger werk' vanuit een opgave van de aanbieder, maar dat heeft Hellemans meetbaar gemaakt”, vertelt Jetske.
Aanbieders mopperden aanvankelijk een beetje over de lastige vragen die bij de consultatie gesteld werden, maar dat sloeg volgens Jetske gaandeweg het traject om. “Ook marktpartijen hebben behoefte aan duidelijke richtlijnen waarop dit soort aanbestedingen beoordeeld worden. De markt heeft uiteindelijk heel positief gereageerd op deze aanpak, die geresulteerd heeft in expliciete beoordelingscriteria. Die zijn juridisch goed houdbaar en geven ons meer leveringszekerheid, wat politiek ook weer prettig is. Als je minder leveringszekerheid hebt, bestaat de kans dat een wethouder straks moet uitleggen waarom de beloofde leveringsresultaten niet zijn behaald.”
Complex gunningsmodel
Volgens Ton heeft de gemeente Rotterdam de aanbesteding net even iets anders aangepakt dan anderen. “Andere gemeenten hadden hun inkooptrajecten veel minder expliciet gemaakt. Om het onszelf in de voorbereiding gemakkelijker te maken hadden wij daar ook voor kunnen kiezen, maar er was wel sprake van een significant volume. Onze uitvraag was heel aantrekkelijk voor de markt, dus die interesse levert spanning en vertraging op als je een aanbesteding niet goed aanpakt.”
Het voorbereidingstraject om tot de aanbesteding te komen was intensief, erkent Jetske. “Consultant Willemijn Nagtglas Versteeg van Hellemans heeft veel tijd gestoken in het definiëren van hele harde beoordelingscriteria. Vergis je niet hoe complex het gunningsmodel is geworden! Ik ben zeer ervaren in het inkoopvak, heb goed gevoel voor de wiskundige kant van aanbestedingen, maar de specifieke aard van het gunningsmodel dat we hebben gebruikt gaat een stap verder dan we voorheen deden.”
Diepdonkergroene stroom
De aanbesteding werd uiteindelijk opgedeeld in twee percelen; één voor additionele opwekcapaciteit uit de gemeente en één voor additionele opwekcapaciteit uit Nederland, beide aangevuld met de expliciete wens om lokale initiatieven te stimuleren. Het ene perceel werd gegund aan Eneco, dat voor de additionele opwekcapaciteit het windpark aan de landtong van Rozenburg gaat upgraden. Het andere perceel werd gewonnen door Greenchoice. Een deel van die energie komt ook uit Rotterdam, maar Greenchoice levert ook stroom uit twee parken buiten de stad. Het ene park wordt daarvoor geüpgraded, het andere nieuw gebouwd.
Het eindresultaat stemt bij Jetske tot grote tevredenheid. “Het had niet beter uit kunnen pakken. We krijgen 'diepdonkergroene' stroom, tegen een zeer marktconforme prijs en met twee aanbieders die hun wortels hebben in Rotterdam. Voor Eneco is dat genoegzaam bekend, maar ook Greenchoice heeft het hoofdkantoor in Rotterdam”, verduidelijkt zij. De zorgvuldige aanpak zorgde volgens Ton bovendien voor een soepel proces. “Er zijn geen bezwaren ingediend, waardoor er geen vertraging of onzekerheid over de uitkomst van de aanbesteding is ontstaan. Met het oog op het aflopende contract eind 2019 was dat ook een belangrijk doel.”
Diepdonkergroene stroom
De aanbesteding werd uiteindelijk opgedeeld in twee percelen; één voor additionele opwekcapaciteit uit de gemeente en één voor additionele opwekcapaciteit uit Nederland, beide aangevuld met de expliciete wens om lokale initiatieven te stimuleren. Het ene perceel werd gegund aan Eneco, dat voor de additionele opwekcapaciteit het windpark aan de landtong van Rozenburg gaat upgraden. Het andere perceel werd gewonnen door Greenchoice. Een deel van die energie komt ook uit Rotterdam, maar Greenchoice levert ook stroom uit twee parken buiten de stad. Het ene park wordt daarvoor geüpgraded, het andere nieuw gebouwd.
Het eindresultaat stemt bij Jetske tot grote tevredenheid. “Het had niet beter uit kunnen pakken. We krijgen 'diepdonkergroene' stroom, tegen een zeer marktconforme prijs en met twee aanbieders die hun wortels hebben in Rotterdam. Voor Eneco is dat genoegzaam bekend, maar ook Greenchoice heeft het hoofdkantoor in Rotterdam”, verduidelijkt zij. De zorgvuldige aanpak zorgde volgens Ton bovendien voor een soepel proces. “Er zijn geen bezwaren ingediend, waardoor er geen vertraging of onzekerheid over de uitkomst van de aanbesteding is ontstaan. Met het oog op het aflopende contract eind 2019 was dat ook een belangrijk doel.”
Duurzaamheidsambities
Het samen met Hellemans Consultancy opgestelde gunningsmodel is desgewenst ook voor andere gemeentes of publieke partijen beschikbaar, benadrukt Jetske: “Ik hoop dat anderen onze stukken gebruiken en er hun voordeel mee doen. Zo zit Rotterdam er ook in: we delen graag onze kennis. Maar je zult het wel altijd specifiek moeten maken op de situatie die lokaal van toepassing is.”
De ambities van de gemeente Rotterdam op duurzaamheidsvlak zijn onverminderd groot. “Dat zie je bijvoorbeeld aan het lokale duurzaamheidsakkoord, maar ook aan het 'programma duurzaam' dat onder dit college is omgevormd naar een 'afdeling duurzaam'. Ook bedrijven en bewoners van Rotterdam worden aangezet om in actie te komen. Het college geeft duidelijk richting aan de duurzaamheidsdoelstellingen. Het nieuwe energiecontract dat in 2020 met de geselecteerde partijen van start is gegaan, levert daar een belangrijke bijdrage aan”, besluit Ton.
