“Mensen liepen hier met drie laptops rond, omdat ze anders niet bij alle applicaties konden.” Directeur financiën en bedrijfsvoering Femke Aarts omschrijft de ict-situatie toen acht vakbonden in een paar jaar tijd fuseerden tot één FNV. “Elke fusiebond had zijn eigen netwerk, bedrijfsvoering, hard- en software. Om ons één FNV te voelen, moest er ook één manier van werken ingevoerd worden. De aanleg van een goede draadloze netwerkstructuur was daarvoor een absolute randvoorwaarde.”

In het indrukwekkende pand pal aan de A2 bij Leidsche Rijn, maar ook in zes regiokantoren en vijftien vakbondshuizen van de FNV, heeft Unica vorig jaar een volledig nieuw wifi en switchingnetwerk aangelegd. Unica ICT Solutions zorgde voor de installatie en inrichting van de wifi-oplossing en Unica Datacenters voerde de metingen en installatie van de bekabeling uit. Naast de inrichting van het nieuwe wifi-netwerk gaat Unica ook uitgebreid beheer en support van het netwerk verzorgen voor de vakbond.

Van uitvoerder naar regisseur
Hoofd ict bij FNV, Jan Coppens, vertelt hoe de FNV zich eind 2014 voorbereidde op de fusie. “Op 1 januari 2015 moest iedereen met elkaar kunnen samenwerken, dus we zijn zelf in aanloop naar de fusie alle netwerken aan elkaar gaan knopen. Dat moest ook nog eens omkeerbaar zijn, want als één van de fusiebonden zich op het laatste moment terug zou trekken, moest die organisatie weer uit het netwerk gehaald worden. Het resultaat was dat mensen inderdaad overal konden werken, maar het netwerk te traag was. Daarom werd het besluit genomen om te investeren in een goede netwerkstructuur en de inrichting daarvan bij een externe partij neer te leggen."

Foto: Jan Coppens en Femke Aarts

Een dergelijke uitbesteding is voor de FNV geen gewoonte, van oudsher hanteert de organisatie het uitgangspunt dat het zo veel mogelijk zelf wil doen. “Maar tijden veranderen”, vindt Femke. “We moeten erkennen dat we van sommige zaken te weinig kennis hebben en beter kunnen uitbesteden. ICT is daar een voorbeeld van. We moeten ons als FNV richten op onze kerntaak en dat is ons vakbondswerk. Voor alle andere zaken moeten we geen uitvoerende rol, maar een regisseursrol vervullen.”

Gelijkwaardige partners
In de zoektocht naar een partij die het nieuw wifi- en switchingnetwerk zou kunnen aanleggen en beheren kwam de FNV bij Unica terecht. Jan: “Natuurlijk speelde de prijs mee, maar belangrijker voor ons was het feit dat Unica heel goed luisterde naar onze functionele wensen en die vertaalde naar technische oplossingen. Misschien nog wel belangrijker vonden we dat Unica wat betreft de volwassenheid van de organisatie dichtbij ons ligt. We zijn gelijkwaardige partners en hebben allebei de ambitie om te groeien.”

Femke vult aan: ”We hadden natuurlijk voor een veel grotere ict-organisatie kunnen kiezen met een bekende naam. Maar we zochten nadrukkelijk geen partij die zes stappen op ons vooruit loopt. Dat gaat op een gegeven moment mis, je moet elkaar kunnen verstaan: vandaag, morgen en op de lange termijn. Dat doet Unica. Je moet echt met elkaar samenwerken en er samen een succes van maken. Wat ik daarnaast fijn vind aan Unica is dat eerlijk en open besproken wordt waar het bedrijf staat en wat de sterke en minder sterke punten van de organisatie zijn. Zo kunnen we elkaar goed aanvullen.”

Foto: John Woertman

Leren loslaten
Inmiddels is de uitrol van het netwerk zo goed als afgerond en werkt het “opvallend goed”, zoals senior systeembeheerder en regievoerder John Woertman het omschrijft. “We hebben een goede dekking op alle locaties en het is volledig draadloos. Behalve in ons contactcenter, daar is nog bewust voor een bedraad netwerk gekozen. De afgelopen tijd hebben we 1.800 laptops uitgedeeld aan onze medewerkers en in klasjes van twee uur uitgelegd wat de nieuwe werkwijze inhoudt.” John is te spreken over de samenwerking met Unica tijdens de uitrol. “Tijdens het implementatietraject waren wij de regievoerder met functionele wensen en zorgde Unica voor de technische invulling. De implementatie hebben we uitgevoerd aan de hand van een vierstappenplan, waarbij het beginnen eindpunt duidelijk waren. Unica ICT Solutions was ons aanspreekpunt en zorgde voor de afstemming met de overige Unica-onderdelen. Wij hoefden hier niet op te managen en profiteerden dus van de gevarieerde kennis binnen Unica.” 

John is tevreden over de flexibiliteit van Unica en vindt het prettig om contact te hebben met een vast team van engineers. “Unica begrijpt goed wat wij willen en kan snel schakelen. Ik heb veel contact met dezelfde engineers, die vaak aan een half woord genoeg hebben. Onlangs is afgesproken dat Unica het uitgebreide beheer van ons netwerk gaat doen en gefaseerd de zaken die wij nog in eigen beheer hebben overneemt. Het ligt nu bij Unica om te bewijzen dat het zo gaat als we met elkaar hebben afgesproken. En wij moeten leren loslaten.”


Dit artikel werd gepubliceerd in ons relatiemagazine CommUNICAtie (zomer 2018).