Bekijk hier de video die we samen met Team Jumbo-Visma hebben gemaakt:
“Onze logistieke uitdagingen worden, net als ons bedrijf, steeds complexer”
Team Jumbo-Visma zoekt nieuwe samenwerking op
Het oer-Hollandse professionele topsportteam Team Jumbo-Visma groeit al jaren exponentieel. Sinds de oprichting in 1983 heeft het team vele namen en naamgevend sponsoren gekend, en groeide het alsmaar groter met nu Jumbo Supermarkten en Visma Software als hoofdsponsors.
Het aantal stafleden, ploegen en renners is in grote aantallen toegenomen, waardoor eerdere werkwijzen niet meer voldeden en bij te houden waren. Daarnaast lag er een wens om te kijken naar hoe processen op de achtergrond nog voorspoediger kunnen verlopen, waardoor het team nog betere prestaties kan leveren. Om die processen onder de loep te nemen en waar nodig te verbeteren heeft Team Jumbo-Visma een uitvraag neergezet en werd aansluiting gevonden bij Unica ICT Solutions.
Een gigantisch logistiek proces
“De Excel-sheet die we al jaren gebruikten voor de planning is met zo’n groot team te beperkt in mogelijkheden”, zo verwoordt Logistiek Manager Rachelle Harings. De sheet wordt door één teamlid beheerd en door een aantal mensen gebruikt, maar bleek al enige tijd te beperkt om verder uit te breiden en te automatiseren. Dat terwijl het logistieke proces rondom de wedstrijden, trainingen en koersen gigantisch is. “Naast renners worden ook veel andere rollen gepland. Denk aan ploegleiders, verzorgers, mecaniciens, buschauffeurs, doctoren, osteopaten, foodcoaches en mediafuncties. Maar niet alleen het personeel. Ook de wagens waarin zij zich verplaatsen bij wedstrijden, waarbij sommige voertuigen alleen specifieke maar soms ook gecombineerde functies hebben. Een heleboel om rekening mee te houden”, aldus Harings.
Plannen van complexe materie naar eenvoudig beheer
Een belangrijk doel van een planning is natuurlijk om overzicht te verkrijgen en daarmee de rust in je organisatie te vergroten. Plannen gaat bij Team Jumbo-Visma per dag. De plantool zoals altijd gebruikt werd voorzag echter niet in een specifieke dagplanning, waarbij bijvoorbeeld een renner op één dag (vanzelfsprekend) meerdere activiteiten op het programma heeft staan. Nu het team alsmaar groter groeit en de logistieke processen meer en meer uitdagender worden, was de zoektocht naar een gedegen partner hard nodig.
Partner met vakkennis
Met een flinke wensenlijst kwam Team Jumbo-Visma in contact met de specialisten op het gebied van Business Applications bij Unica ICT Solutions. “We zochten een partner met vakkennis en vonden deze in Unica ICT Solutions”, zo verwoordt Harings. Wensen waarmee het team de mogelijkheid heeft om snel en gecontroleerd cruciale gegevens kan vastleggen, maar ook het toevoegen van alarmfuncties voor belangrijke events die eraan zitten te komen. Denk dan onder andere aan het boeken van hotels, vliegtickets, wijzigingen automatisch naar alle betrokken personeelsleden laten sturen. Harings vertelt verder: “Maar ook misten we inzicht in onze planningen, op allerlei niveaus.
Bijvoorbeeld het inzicht in een planning per renner, stafleden, wagens, een planning per evenement of onvolledig geplande evenement. Meer inzicht in de planning van een collega die op een moment ziek is, zodat we sneller voor een vervanger kunnen zorgen op de geplande werkzaamheden.”
Naast persoonlijke planning was de wens ook groot dat renners ook meer op detail kunnen inzoomen voor ingeplande evenementen. Bijvoorbeeld welke renners en stafleden er nog meer gepland zijn. En als daar bovenop, naast een desktopapplicatie voor het bijhouden van de planningen en het onderhouden van de stamgegevens, ook een mobiele applicatie voor inzicht in de persoonlijke planning beschikbaar komt is het team nog meer ontzorgd.
“We misten inzicht in onze planningen, op allerlei niveaus”
Een krachtige app op basis van Microsoft Power Platform
Kracht is in de sportwereld natuurlijk op veel vlakken belangrijk. Daarbij is het vaak een combinatie van meerdere facetten die bijdragen aan het kunnen leveren van kracht. Zo werkt het ook met het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Met behulp van Power Apps, onderdeel van het Microsoft Power Platform, zetten de specialisten van Unica ICT Solutions de wensen en ideeën om in een organisatiebrede oplossing voor Team Jumbo-Visma. “Unica ICT Solutions helpt ons om onze werkwijze uit te bereiden en te automatiseren, en zorgt er daarnaast voor dat iedereen die dat moet hebben toegang heeft in de dynamische omgeving en daar real-time inzicht in heeft.
Zo helpen ze onze alsmaar groeiende uitdagingen te tackelen en kunnen wij ervoor blijven zorgen dat we het juiste materiaal en de juiste mensen bij de goede wielerronde te krijgen”, zo verwoordt Jan Boven, coach/logistiek manager bij Team Jumbo-Visma.
De afgelopen maanden is er door de experts van Unica ICT Solutions ontzettend hard gewerkt om de app volledig op maat te ontwikkelen en te testen, waarin niet alleen de dagplanning wordt meegenomen maar ook de planning op het gebied van events, onderhoud, personeel en logistiek (inclusief het zestigtal bevattende wagenpark). De experts hebben bij iedere stap in het ontwikkelproces uitvoerig contact met de contactpersonen vanuit het topsportteam, zodat waar nodig de app van verdere finetuning voorzien kon worden. Met als resultaat dat Team Jumbo-Visma nu beschikt over een toekomstbestendige app waarmee zij van A tot Z alle processen in het planproces digitaal, eenvoudig en flexibel kunnen laten verlopen. Hierdoor besteden de planners minder tijd aan terugkerende werkzaamheden en beschikt het team continu over de meest up-to-date planningen.
Met Unica ICT Solutions als partner stopt na het opleveren van de app de ontwikkeling niet. Er wordt door de consultants namelijk continu meegedacht over mogelijke uitbreidingen van de app.
Benieuwd hoe jouw organisatie meer waarde uit data haalt?
Onze specialisten vertellen je graag meer over hoe jij je verkoop-, klant- en financiële data inzichtelijk krijgt. Maar ook hoe je daarin trends kunt ontdekken door te analyseren en visualiseren en werkprocessen kunt verslimmen. Onderneem proactief, mét realtime inzicht en stuurinformatie waarmee jij productief en efficiënt kunt werken, je relatie met klanten kunt verbeteren en je verkoop kunt verhogen.
