De Flexteam-applicatie is speciaal ontwikkeld voor organisatoren van evenementen en organisaties die regelmatig flexibel personeel inzetten. Denk hierbij aan evenementen als beurzen, concerten, sportwedstrijden, maar ook voor cateraars en evenementbureaus. Zonder een goed systeem kan de personeelsplanning van een reeks evenementen die vlak na elkaar plaatsvinden een flinke uitdaging zijn. Wanneer veel menselijke handelingen nodig zijn, betekent dit tijd en dus geld. Bovendien is de kans op fouten groot. Zoals veel van onze oplossingen, is het fundament van deze app gebaseerd op het Microsoft Power Platform.

Een digitale, automatische planning en -opvolging neemt een groot deel van het werk uit handen en is een stuk nauwkeuriger. Mobiele- en desktopapplicaties werken hier hand in hand en slaan centraal hun data op. De applicatie hoeft slechts door planners en enkele medewerkers gebruikt te worden, daardoor is maar een beperkt aantal Power Apps-licenties nodig. Met het in te zetten personeel wordt gecommuniceerd via Outlook. Per e-mail kan de flexwerker met één druk op de knop laten weten of hij of zij beschikbaar is. Als er afmeldingen volgen, registreert het systeem dit. Daaruit genereert de applicatie een rapport, dat op visuele wijze toont of de planning rond is.

Vitesse gebruikt Flexteam app

Het handmatig plannen van 300 medewerkers en inhuurkrachten kostte de Arnhemse voetbalclub Vitesse erg veel tijd. Het zorgde bovendien voor een onnodig grote en weinig inzichtelijke papierhandel. Dat moest en kon anders. Vitesse schakelde de hulp in van Unica ICT Solutions en met behulp van het Microsoft Power Platform werd de Flexteam app gebouwd. Jeroen Reinten van Vitesse: ‘Het ontwikkeltraject was heel kort voor een dusdanige applicatie. Unica ICT Solutions werkte eigenlijk in één grote sprint. Wij konden tussendoor steeds input leveren, waardoor er heel snel een passende applicatie neergezet is. Als de data eenmaal ingevoerd is, is het gebruik van de app een fluitje van een cent. We zien nu heel snel waar de gaten in de planning zitten en waar we extra flexwerkers moeten inzetten.’ Lees hier de complete referentiecase van Vitesse.